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Rechtsverbindliche E-Mail an die Gemeinde Bedburg-Hau

 

Bereits seit Jahren sind die Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung Bedburg-Hau per E-Mail direkt erreichbar.

Jetzt können auch rechtsverbindliche E-Mails an die Gemeinde gerichtet werden. Bitte beachten Sie jedoch zunächst die Rahmenbedingungen.

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Diese Voraussetzung wurde seitens der Gemeindeverwaltung Bedburg-Hau geschaffen.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Gemeindeverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate verarbeiten kann.

Folgende Dateiformate können verarbeitet werden:

  • Adobe Acrobat bis Version 11 (.pdf)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Textdateien im Format ASC II (.txt)
  • Microsoft Word bis Version 2010 (.docx)
  • Microsoft Excel bis Version 2010 (.xlsx)
  • Microsoft Powerpoint bis Version 2010 (.pptx, .ppsx)
  • Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
  • Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Andere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Gemeindeverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre eMail nicht bearbeitet werden. Die Liste der unterstützten Dateiformate wird laufend aktualisiert.

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind oder ausführbare Bestandteile enthalten (z.B. Dateien mit den Dateiendungen *.exe, *.bat und *.zip sowie Office-Dateien mit Makros), werden von der Gemeinde Bedburg-Hau nicht entgegengenommen. Sollte Ihre De-Mail nicht bearbeitet werden können, werden Sie schnellstmöglich entsprechend § 3 a Abs. 3 VwVfG NRW darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Virtuelle Poststelle (VPS)

An die Gemeinde Bedburg-Hau gerichtete, rechtsverbindliche E-Mails können an die zentrale E Mail-Adresse

vps@bedburg-hau.de

gesendet werden.

Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die "qualifizierte elektronische Signatur" ersetzt. Die bei der Gemeinde Bedburg-Hau eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Des Weiteren können die Nachrichten an die Gemeindeverwaltung zur Sicherung der Vertraulichkeit verschlüsselt versandt werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt verändert werden. Um diese technischen Neuerungen umsetzen zu können, hat die Gemeinde Bedburg-Hau eine Virtuelle Poststelle (VPS) eingerichtet.

Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Gemeinde Bedburg-Hau unterstützt.

  • S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren  "Öffentlichen Schlüssel". Dieser steht am Ende dieser Seite zum download bereit.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen sein muss. Die Gemeinde Bedburg-Hau  kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie weiterhin auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

De-Mail

Des Weiteren können Sie uns mittels De-Mail kontaktieren. De-Mail-Dienste sind Dienste auf einer elektronischen Kommunikationsplattform, die einen sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Geschäftsverkehr für jedermann im Internet sicherstellen sollen (§ 1 De-Mail-Gesetz).

Die Übermittlung von De-Mails an die Gemeinde Bedburg-Hau ist sowohl für den formlosen als auch für den formgebundenen Schriftverkehr über die nachfolgend aufgeführte De-Mail-Adresse möglich:

poststelle@bedburg-hau.de-mail.de

Für die Kommunikation auf diesem Wege müssen Sie über ein eigenes DE-Mail-Konto verfügen. Senden Sie eine De-Mail an uns, gehen wir davon aus, dass Sie für diese Angelegenheit auch eine Antwort per De-Mail wünschen.

 

Ihr Kontakt

van Schrick, Christof

Fachbereich
Zentrale Dienste
Telefon
0 28 21 / 660-34
Telefax
0 28 21 / 660-52
E-Mail
Christof.van-Schrick@bedburg-hau.de
Zimmernummer
47

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